Programa Papel Zero da Prefeitura de São Caetano celebra um ano de economia e sustentabilidade
Em agosto de 2020 a Prefeitura de São Caetano lançou o Programa Papel Zero – São Caetano 100% Digital, um projeto coordenado pelo Arquivo Público Municipal e assumido por todas as Secretarias. Um ano após o lançamento os resultados apontam maior agilidade, eficiência, economia e transparência na gestão pública.
Estima-se que o município tenha deixado de imprimir mais de 80 mil folhas de papel, conquistando maior celeridade aos procedimentos em sua tramitação e ainda, contribuindo com a preservação do meio ambiente – o que confirma o compromisso do Município com os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável da Agenda 2030 da ONU (Organização das Nações Unidas).
Antes do processo digital, era necessário imprimir as solicitações de cancelamento juntamente com as notas fiscais e outros documentos enviados pelos solicitantes. Os documentos eram recepcionados no setor de Protocolo e Arquivo, no Atende Fácil. Ao chegar ao setor, o processo passava pela fiscalização, que fazia a análise, imprimia e juntava um parecer e, então, encaminhava à Chefia de Fiscalização. Depois, tramitava para a Diretoria de Receita, sendo deliberado sobre o cancelamento. A partir da decisão, gerava-se um documento que ficava anexo ao processo até a sua retirada pelo solicitante.
Do início ao fim do processo, eram necessárias no mínimo 48 horas, sem contar o prazo de retirada do documento de cancelamento. Agora, com o Papel Zero um atendimento de cancelamento pode ocorrer em minutos.
Hoje não há mais impressão. Os documentos enviados pelo solicitante, já digitalizados, são juntados a um processo digital criado pelo próprio setor. Após análise do Fiscal responsável, que faz um despacho aprovando ou não o cancelamento, o processo fica automaticamente disponível para aprovação da Chefia e da Diretoria. Em seguida, envia-se a aprovação ou recusa digitalmente ao solicitante e finda o processo enviando para arquivo secundário aguardando temporalidade do documento, o que trouxe um enorme ganho de tempo e espaço de armazenamento de papéis.
PMSCS
